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Data, AI & Engineering

Schnittstellen & Integrationen –Status zwischen Teams klären

Wir bauen Schnittstellen zwischen Formular, CRM und Analytics, damit eine Anfrage im CRM und im Report denselben Status hat.

Ausgangslage

Jedes System zeigt einen anderen Status

Im Formular-Tool steht die Anfrage als „neu“, im CRM als „qualifiziert“. Im Report fehlt sie ganz. Je nachdem, wen du fragst, ist sie ein guter Lead oder nie angekommen. Ein Beispiel in Zahlen.

3

Systeme sollten die Anfrage kennen,
Formular-Tool, CRM und Report.

2

Status zeigen sie,
„neu“ und „qualifiziert“.

1

System kennt sie gar nicht,
der Report.

Könnt ihr diese vier Fragen sofort beantworten?

  • Wo schaut ihr nach, wenn CRM und Report sich widersprechen?
  • Welche Daten wandern bei euch noch per CSV von Tool zu Tool?
  • Was passiert mit einer Anfrage, wenn der Sync fehlschlägt?
  • Wer ist bei euch für die Daten zwischen den Tools zuständig?

Unser Ansatz

Integrationen scheitern selten an der API. Sie scheitern an der Frage, welches System recht hat.

Ein Feld-Mapping, das auch den Fehlerfall regelt

Pro Feld steht darin, welches System führt, wohin der Wert fließt, was bei einem Fehler passiert und wer sich kümmert. Hier am Beispiel Lead-Status.

Feld-Mapping – Lead-Status

Beispiel
Feld
Lead-Status einer Kontaktanfrage. Was „neu“ oder „qualifiziert“ bedeutet, steht im Tracking-Plan.
Führendes System
HubSpot. Nur dort ändern Marketing und Sales den Status. Was im Formular-Tool steht, zählt danach nicht mehr.
Richtung
Vom Formular-Tool nach HubSpot, von dort nach PostHog. In die Gegenrichtung fließt nichts.
Trigger und Takt
Beim Absenden legt die Schnittstelle die Anfrage per API in HubSpot an. PostHog gleicht den Status jeden Morgen um 6 Uhr ab.
Fehlerfall
Scheitert das Anlegen in HubSpot, versucht es die Schnittstelle erneut und setzt die Anfrage sonst auf eine Fehlerliste. Dort landet auch jeder Kontakt, der in PostHog zu keiner Person passt.
Verantwortlich
Marketing Operations prüft die Fehlerliste jeden Montag und klärt offene Fälle mit Sales.
  1. Hier endet die Frage, welcher Status stimmt.
  2. Eine verschwundene Anfrage fällt niemandem auf. Eine auf der Fehlerliste schon.

Leistungen

Was wir klären und bauen

Wir arbeiten mit Tools wie HubSpot und PostHog und verbinden sie über ihre APIs. Eigene Schnittstellen schreiben wir in Python, Go oder Node.js.

Ein führendes System pro Feld

Für jedes Feld klären wir mit euch, welches System führt und wer es dort pflegt. Bei einem Widerspruch gilt der Wert aus dem führenden System. Die Definition jedes Status kommt aus Tracking & Analytics.

Eine Übersicht aller Pipelines

Wir erfassen, welche Daten heute zwischen euren Tools fließen, ob per Integration, CSV-Export oder von Hand. Bevor wir etwas bauen, prüfen wir, was vorhandene Integrationen schon leisten.

Schnittstellen mit geregeltem Fehlerfall

Schlägt ein Sync fehl, versucht es die Schnittstelle erneut. Klappt das nicht, landet der Datensatz auf einer Fehlerliste, und eine zuständige Person erfährt davon. Das testen wir vor dem Start.

Eine Person pro Pipeline

Für jede Pipeline benennt ihr eine Person. Sie sieht die Fehlerliste und klärt hängende Fälle. Was die Schnittstelle tut, steht in einer Doku, die ihr ohne uns versteht.

Ablauf

Erst eine Anfrage verfolgen, dann Systeme verbinden

Eine Anfrage verfolgen

Wir schicken eine Testanfrage ab und schauen, was Formular-Tool, CRM und Report daraus machen. Am Ende steht fest, wo der Status verloren geht und warum.

Feld-Mapping festlegen

In einem Workshop gehen Marketing, Sales und wir Feld für Feld durch. Ergebnis ist das Feld-Mapping, in dem jeder Wert in allen Systemen gleich heißt. So vergleicht ihr in Measure Gleiches mit Gleichem.

Bauen und testen

Was eure Tools nicht selbst können, bauen wir über ihre APIs. Getestet wird mit Testanfragen, bis jede ohne Nacharbeit bei Sales ankommt. Das ist der Handover, den Convert braucht.

Rückkanal schließen

Was Sales aus einer Anfrage macht, spielen wir zurück ins Reporting. In den ersten Wochen prüfen wir die Fehlerliste mit euch. So lernt Marketing in Learn & Scale aus echten Sales-Ergebnissen.

FAQ

Häufige Fragen zu Schnittstellen & Integrationen

„Bei einer bestehenden Schnittstelle frage ich zuerst, wer die Fehlermeldungen bekommt. Oft ist das ein Postfach, das niemand mehr liest.“

— Florian Narr, Geschäftsführer von KLIXPERT.io & Softwareentwickler

Finden wir die Stelle, an der eure Pipeline reißt

Schreib vorher auf, durch welche Tools eine Anfrage bei euch läuft. Im ersten Gespräch zeichnen wir daraus mit dir die Pipeline und markieren den ersten Bruch.

* sind Pflichtfelder. Mit dem Absenden des Formulars stimmst du den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Datenschutzerklärung zu.

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