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CRM & Lead Management –Ein Kontakt braucht Kontext und Zuständigkeit

Wir legen fest, wo eine Anfrage in eurem CRM landet, mit welchen Angaben, welchem Lead-Status und bei welcher Person.

Ausgangslage

Im CRM liegt ein Kontakt ohne Angebot und ohne Owner

Name und E-Mail, sonst nichts. Von welcher Seite er kam, weiß nur das Formular-Tool. Der Status steht seit Wochen auf „neu“, ein Owner ist nicht eingetragen. Angerufen hat keiner. Ein Beispiel in Zahlen.

2

Felder sind ausgefüllt,
Name und E-Mail.

23

Tage steht der Status auf „neu“,
ohne Owner.

0

Anrufe bis heute,
auch keine E-Mail.

Könnt ihr diese vier Fragen sofort beantworten?

  • Wo landet eine Anfrage, die per Telefon oder Mail kommt?
  • Welche Angaben braucht Sales, bevor jemand anruft?
  • Was bedeutet bei euch der Status „in Bearbeitung“?
  • Wem gehört ein Kontakt, den Sales nicht will?

Unser Ansatz

Ein Status ohne Owner ist nur ein Etikett. Weiter kommt ein Kontakt erst, wenn er jemandem gehört.

Ein Lead-Status-Modell, in dem jeder Status einen Owner hat

Es legt fest, welche Status es gibt, was jeder bedeutet und wem der Kontakt darin gehört. Hier für eine Anfrage über das Website-Formular, abgebildet in HubSpot.

Lead-Status-Modell – Anfrage über die Website

Beispiel
Neu
Formular abgeschickt, Angebot und Kampagne sind gesetzt. Owner ist Marketing, bis die Angaben geprüft sind.
In Prüfung
Marketing ergänzt, was fehlt, etwa die Firma, und prüft die Anfrage gegen die vereinbarten Kriterien.
Übergeben
Lifecycle Stage „Marketing Qualified Lead“. Owner wird, wer im Sales-Team die Region betreut.
Angenommen
Sales hat mit dem Kontakt gesprochen und übernimmt ihn. Lifecycle Stage „Sales Qualified Lead“.
Später
Gerade kein Bedarf. Owner wird wieder Marketing, der Grund steht als Satz im Kontakt.
Nicht passend
Sales wählt einen Grund aus der vereinbarten Liste, etwa „kein Projekt“ oder „falsche Branche“.
  1. Ohne Angebot im Kontakt weiß Sales nicht, worüber es reden soll.
  2. „Später“ ist kein Nein. Der Kontakt braucht nur einen anderen Owner.
  3. Als Pflichtfeld im CRM geht kein Grund in einer E-Mail verloren.

Leistungen

Was wir im CRM festlegen

Wir arbeiten in dem CRM, das ihr schon nutzt, häufig HubSpot. Dort zeigt die Lifecycle Stage die große Stufe eines Kontakts, der Lead Status die Schritte darin.

Ein Eingang für jede Anfrage

Wir erfassen mit euch, wo Anfragen heute ankommen: Formular, E-Mail, Telefon, Messe. Jede landet danach im CRM, mit Quelle und Angebot. Fehlt dafür eine Verbindung, baut sie Schnittstellen & Integrationen.

Pflichtangaben vor der Übergabe

Gemeinsam mit Sales bestimmen wir, was ein Kontakt enthalten muss, bevor er übergeben wird, etwa Angebot, Firma und Anlass. Was das Formular nicht liefert, ergänzt Marketing in der Prüfung.

Ein Lead-Status-Modell für beide Teams

Jeder Status bekommt eine Bedeutung in einem Satz und ein Kriterium für den nächsten. Was MQL und SQL bedeuten, steht in eurer Lead-Definition und im Tracking-Plan. So heißt „in Bearbeitung“ für alle dasselbe.

Ein Owner in jedem Status

Im Modell steht für jeden Status, wem der Kontakt gehört, auch für „später“ und „nicht passend“. Kontakte ohne Owner fallen in einer gefilterten Liste sofort auf. Die Zuweisung automatisiert Marketing Automation.

Ablauf

Von echten Anfragen zum Modell im CRM

Stichprobe ziehen

Wir nehmen echte Anfragen aus allen Eingängen und schauen, was davon im CRM steht, mit welchen Angaben und bei wem. Danach ist klar, wo Kontakte verloren gehen oder hängen bleiben.

Modell festlegen

Pflichtangaben, Status und Owner legen wir mit beiden Teams fest, passend zu euren Kriterien für MQL und SQL. So zählen Marketing und Sales in Measure dasselbe. Ergebnis ist das Lead-Status-Modell.

Im CRM einrichten

Wir richten Felder, Status und Owner in eurem CRM ein und testen sie mit Anfragen aus jedem Eingang. Ab dann hat jede Anfrage in Convert vom Eingang an einen Owner.

Bestand übernehmen

Bestehende Kontakte ordnen wir dem Modell zu. Was offen bleibt, klärt Marketing. Einen Monat später schauen wir gemeinsam, wo Kontakte hängen, und schärfen nach. Dann arbeiten beide Teams im selben Modell.

FAQ

Häufige Fragen zu CRM & Lead Management

„Die älteste offene Anfrage im CRM erzählt viel. Oft steht als Owner jemand, der längst woanders arbeitet. Dann wissen alle, wo wir anfangen.“

— Florian Narr, Geschäftsführer von KLIXPERT.io & Softwareentwickler

Geh mit uns eine echte Anfrage durch euer CRM

Nimm eine aus den letzten Wochen, am besten eine, die liegen blieb. Im ersten Gespräch verfolgen wir mit dir, wo sie gelandet ist, wer sie hatte und welche Angabe gefehlt hat.

* sind Pflichtfelder. Mit dem Absenden des Formulars stimmst du den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Datenschutzerklärung zu.

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UX & Webdesign

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Wir ordnen, gestalten und bauen eure Website so, dass Besucher das passende Angebot und dazu den nächsten Schritt finden.

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Irgendwo zwischen Klick und Anfrage steigen Besucher aus

Wir finden den Schritt, an dem Besucher vor der Anfrage aussteigen, und prüfen Änderungen mit Hypothese, A/B-Test und Rückmeldung von Sales.

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